Vol. 138, n^o 8 — Le 21 avril 2004

Enregistrement
DORS/2004-60 30 mars 2004

LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

Règlement modifiant le Règlement précisant les organismes d'enquête

C.P. 2004-327 30 mars 2004

Sur recommandation de la ministre de l'Industrie et en vertu de l'alinéa 26(1)a.01) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (voir référence a), Son Excellence la Gouverneure générale en conseil prend le Règlement modifiant le Règlement précisant les organismes d'enquête, ci-après.

RÈGLEMENT MODIFIANT LE RÈGLEMENT
PRÉCISANT LES ORGANISMES D'ENQUÊTE

MODIFICATION

1. L'article 1 du Règlement précisant les organismes d'enquête (voir référence 1) est modifié par adjonction, après l'alinéa b), de ce qui suit :

c) l'Ordre des audiologistes et des orthophonistes de l'Ontario;

d) l'Ordre des podologues de l'Ontario;

e) l'Ordre des chiropraticiens de l'Ontario;

f) l'Ordre des hygiénistes dentaires de l'Ontario;

g) l'Ordre des technologues dentaires de l'Ontario;

h) l'Ordre des denturologistes de l'Ontario;

i) l'Ordre des diététistes de l'Ontario;

j) l'Ordre des massothérapeutes de l'Ontario;

k) l'Ordre des technologistes de laboratoire médical de l'Ontario;

l) l'Ordre des technologues en radiation médicale de l'Ontario;

m) l'Ordre des sages-femmes de l'Ontario;

n) l'Ordre des infirmières et infirmiers de l'Ontario;

o) l'Ordre des ergothérapeutes de l'Ontario;

p) l'Ordre des opticiens de l'Ontario;

q) l'Ordre des optométristes de l'Ontario;

r) l'Ordre des pharmaciens de l'Ontario;

s) l'Ordre des médecins et chirurgiens de l'Ontario;

t) l'Ordre des physiothérapeutes de l'Ontario;

u) l'Ordre des psychologues de l'Ontario;

v) l'Ordre des thérapeutes respiratoires de l'Ontario;

w) toute personne morale ou tout autre organisme qui, à la fois :

(i) est titulaire d'un permis provincial d'exploitation d'une entreprise d'enquêteurs ou de détectives privés et est doté d'un code de protection de la vie privée conforme à la norme CAN/CSA-Q830-96 de l'Association canadienne de normalisation intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels, dans sa version modifiée,
(ii) est membre en règle d'une association professionnelle qui représente les intérêts des enquêteurs ou détectives privés et qui est dotée d'un tel code;

x) toute personne morale ou tout autre organisme qui :

(i) soit est titulaire d'un permis provincial d'exploitation d'une entreprise d'experts en sinistres et est doté d'un code de protection de la vie privée conforme à la norme CAN/CSA Q830-96 de l'Association canadienne de normalisation intitulée Code type sur la protection des renseignements personnels, dans sa version modifiée,
(ii) soit est membre en règle d'une association professionnelle qui représente les intérêts des experts en assurances ou sinistres et qui est dotée d'un tel code;

y) l'Association des comptables généraux agréés de l'Alberta;

z) la Certified General Accountants Associations of British Columbia;

z.1) l'Association des comptables généraux accrédités du Manitoba;

z.2) l'Association des comptables généraux accrédités du Nouveau-Brunswick;

z.3) l'Association des comptables généraux agréé de Nouvelle-Écosse;

z.4) la Certified General Accountants Association of Newfoundland and Labrador;

z.5) la Certified General Accountants Association of Ontario;

z.6) l'Association des comptables généraux agréés de l'Île-du-Prince-Édouard;

z.7) l'Association des comptables généraux agréés de Saskatchewan;

z.8) la Certified General Accountants Association of Northwest Territories-Nunavut;

z.9) la Certified General Accountants Association of Yukon;

z.10) le Bureau des caisses de crédit pour la prévention et l'enquête du crime de la Centrale des caisses de crédit du Canada;

z.11) la Law Society of Alberta;

z.12) la Société du Barreau du Manitoba;

z.13) le Barreau des Territoires du Nord-Ouest;

z.14) le Barreau du Nouveau-Brunswick;

z.15) la Law Society of Newfoundland;

z.16) la Law Society of Saskatchewan;

z.17) le Barreau du Haut-Canada;

z.18) le Barreau du Yukon;

z.19) l'Ordre des comptables généraux licenciés du Québec;

z.20) la Nova Scotia Barristers' Society;

z.21) l'Ordre des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social de l'Ontario;

z.22) l'Ordre royal des chirurgiens dentistes de l'Ontario.

ENTRÉE EN VIGUEUR

2. Le présent règlement entre en vigueur à la date de son enregistrement.

RÉSUMÉ DE L'ÉTUDE D'IMPACT
DE LA RÉGLEMENTATION

(Ce résumé ne fait pas partie du règlement.)

Description

La Partie I de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques établit des règles régissant la collecte, l'utilisation et la communication des renseignements personnels par les organisations dans le cadre d'activités commerciales. Les dispositions législatives obligent l'organisation qui communique des renseignements personnels à obtenir dans la plupart des cas le consentement de l'intéressé. Une exception à cette règle est énoncée aux alinéas 7(3)d) et h.2) de la Partie I de la Loi qui autorisent la communication de renseignements personnels à un organisme d'enquête et par celui-ci à l'insu de l'intéressé et sans son consentement, lorsqu'il s'agit d'un organisme précisé dans le règlement. La présente modification au règlement a pour but de désigner d'autres organismes d'enquête en vue de l'application de l'alinéa 7(3)d) ou h.2) de la Partie I de la Loi.

Il arrive de plus en plus souvent que des organisations du secteur privé mènent une enquête sur des soupçons de fraude et dans le cas d'une violation d'un accord soit en faisant appel à un organisme d'enquête indépendant qui n'est pas gouvernemental soit en agissant à ce titre. Lorsque l'enquête préliminaire de l'organisme révèle l'existence de motifs de soupçonner une fraude ou une contravention au droit, l'organisation peut alors transmettre les résultats à la police ou à un autre organisme chargé de l'application de la Loi afin que des mesures supplémentaires soient prises ou encore (comme c'est le cas pour des organismes professionnels de réglementation, tels que les barreaux et les collèges), celle-ci peut prendre des mesures disciplinaires appropriées, conformément au pouvoir que lui confère la Loi. L'alinéa 7(3)d) permet à une organisation de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de l'intéressé à un organisme d'enquête du secteur privé afin de lui permettre de mener une enquête préliminaire ou de la faciliter. L'alinéa 7(3)h.2) permet à un organisme d'enquête de communiquer les renseignements personnels à une autre organisation du secteur privé, y compris l'organisation cliente au nom de laquelle il mène l'enquête. La communication est circonscrite, dans la mesure où l'organisme doit avoir des motifs raisonnables de croire que les renseignements concernent une enquête relative à la violation d'un accord ou à une contravention au droit.

L'alinéa 7(3)h.2) étend à la communication la portée de l'exception prévue à l'alinéa 7(1)b) à l'égard de la collecte des renseignements sans le consentement de l'intéressé pour prévenir une fraude. En effet, la collecte à elle seule aurait une utilité restreinte pour ceux qui luttent contre la fraude et tentent de prévenir d'autres violations d'accord, à moins que les renseignements puissent être communiqués aux parties qui en ont besoin. Cependant, sans l'alinéa 7(3)h.2), la communication de l'information ne pourrait être faite que dans un sens, c'est-à-dire par l'organisation à l'organisme d'enquête qui ne pourrait transmettre les résultats de son enquête à son client ou à d'autres parties concernées sans le consentement de l'intéressé.

La possibilité pour des organisations privées de s'échanger des renseignements personnels sans le consentement de l'intéressé aux fins d'enquête est la seule exception que le règlement prévoit en leur faveur. Les organisations et les organismes d'enquête qui s'échangent des renseignements personnels devront respecter les autres exigences de la Loi et seront assujettis à la surveillance du Commissaire à la protection de la vie privée du Canada et aux demandes de réparation que les intéressés pourraient présenter à la Cour fédérale du Canada. Plus précisément, l'exigence générale de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques que sont tenues de respecter toutes les organisations pour obtenir le consentement de l'intéressé avant de communiquer des renseignements personnels ne saurait être modifiée du fait que l'on accorde à une organisation le statut d'organisme d'enquête. Les organisations investies du statut d'organisme d'enquête pourront communiquer des renseignements personnels dans le cadre de leurs enquêtes sans le consentement de l'intéressé seulement dans des circonstances exceptionnelles où l'obtention d'un consentement est impossible, peu réalisable ou non souhaitable parce que cela aurait pour effet d'entraver l'enquête.

Au cours de la préparation initiale du présent règlement, Industrie Canada a élaboré un ensemble de critères en fonction desquels seraient évalués les organismes d'enquête pouvant être visés par l'exception. Ces critères avaient pour but de tenir compte des préoccupations liées à la vie privée tout en permettant aux organisations de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de l'intéressé aux fins d'enquête. Les critères ne s'appliqueraient pas nécessairement tous à chaque organisme d'enquête. Ces critères comprennent les suivants :

•  les contraventions au droit ou les violations d'accords sur lesquelles portent les activités d'enquête;

•  les renseignements personnels particuliers que d'autres organisations communiquent à l'organisme; les renseignements personnels particuliers que l'organisme transmet à l'organisation; l'utilisation que l'organisme fait des renseignements, notamment la communication; la tenue à jour de pistes de vérification; la période au cours de laquelle les renseignements sont conservés; les normes et les méthodes de sécurité en vigueur au sujet de la préservation et de l'élimination des renseignements;

•  la mesure dans laquelle la structure opérationnelle de l'organisme ou la démarche est documentée et formalisée et dans laquelle les centres d'autorisation, de responsabilité et d'imputabilité sont recensés;

•  la mesure dans laquelle l'organisme est assujetti à un régime juridique, à des exigences en matière d'octroi de licence ou à des mécanismes de réglementation ou de surveillance qui lui sont propres ainsi qu'à des sanctions ou à des pénalités en cas de manquement;

•  les politiques et les procédures qu'applique l'organisme en matière de protection des renseignements personnels, notamment un code, et la mesure dans laquelle lesdites politiques et procédures respectent la Partie I de la Loi;

•  la mesure dans laquelle l'organisme d'enquête est indépendant de l'association des membres ou des organisations à qui il fournit des services;

•  la mesure dans laquelle toutes les autres méthodes visant à assurer le respect de la Loi, comme le contrat ou le consentement, ont été utilisées sans succès;

•  la quantité de renseignements communiqués aux intéressés au sujet de l'existence et des activités de l'organisme ainsi que de la façon de présenter une plainte ou une demande de réparation.

La Partie I de la Loi a été mise en oeuvre en deux étapes. Le 1^er janvier 2001, elle s'appliquait aux renseignements personnels des clients et employés des entreprises du secteur privé relevant de la compétence fédérale, y compris les sociétés de téléphone et de transport, les radiodiffuseurs et les banques. Elle s'appliquait également aux organisations qui vendent des renseignements personnels en dehors des frontières provinciales, c'est-à-dire les entreprises qui vendent ou qui louent des listes de publipostage. Le 1^er janvier 2004, la Loi s'appliquait à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués dans le cadre d'activités commerciales.

Étant donné que la Loi est mise en oeuvre par étapes et qu'elle est nouvelle pour le secteur privé, on s'attendait à ce qu'il soit nécessaire d'ajouter d'autres organisations à la liste d'organismes d'enquête. C'est pourquoi le ministère a indiqué qu'il continuerait dorénavant à examiner les demandes en fonction de chaque cas. Le ministère tient à souligner que le comportement des organisations qui reçoivent le statut d'organisme d'enquête continuera d'être surveillé par Industrie Canada. Si des inquiétudes étaient exprimées au sujet de la conformité d'un organisme d'enquête à toutes les exigences de la LPRPDE, p. ex., en raison des conclusions auxquelles le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada est arrivé, la désignation comme organisme d'enquête serait retirée par modification du règlement.

Industrie Canada a maintenant terminé l'examen des nouvelles demandes provenant de deux catégories d'organisations. Le premier groupe de demandeurs est composé de divers organismes de réglementation professionnels qui détiennent le pouvoir légal de mener des enquêtes sur le manquement professionnel d'un de leurs membres. Parmi ces organismes on trouve les barreaux du Canada, l'Ordre de réglementation des professions de la santé de l'Ontario, l'Ordre des travailleurs sociaux et des techniciens en travail social de l'Ontario, et les organismes disciplinaires provinciaux de l'Association des comptables généraux accrédités du Canada. Le second groupe inclut différentes organisations du secteur privé qui mènent des enquêtes en matière de fraude et de violations d'accords. Teranet Services Inc., la Centrale des caisses de crédit du Canada, les comptables généraux accrédités, les enquêteurs privés et les experts en sinistres indépendants, figurent dans cette seconde catégorie.

À la lumière de la documentation soumise, qui décrit leurs activités liées aux opérations et aux enquêtes, Industrie Canada a jugé que le règlement devrait être modifié par l'ajout des organismes énumérés. Il est possible d'obtenir des copies de leurs soumissions en communiquant avec Industrie Canada ou en consultant son site Web portant sur le commerce électronique à l'adresse suivante : http://e-com.ic.gc.ca/francais/privee/index. html.

Solutions envisagées

Selon le cadre législatif de la Partie I de la Loi, l'organisme d'enquête doit être précisé dans le règlement aux fins de l'alinéa 7(3)d) ou h.2) de la Loi. Aucune autre solution de rechange n'existe en ce qui a trait à la collecte, à l'utilisation et à la communication de ces renseignements sans le consentement.

Avantages et coûts

L'industrie a estimé que les fraudes relatives à des biens ont coûté à l'industrie canadienne connexe des services financiers plus de 300 000 000 $ en 2001. Quant à l'utilisation frauduleuse de cartes de crédit, elle aurait cette même année coûté aux sociétés canadiennes émettrices des principales cartes de crédit 230 000 000 $. Enfin, les fraudes en matière d'assurance coûteraient à l'industrie d'assurance générale 1,3 milliard de dollars par année. Le coût de la fraude est assumé par le public qui doit supporter des primes plus élevées ainsi que l'inconvénient personnel associé au vol d'identité et au besoin de faire corriger des erreurs dans la cote de crédit. Le règlement servira les intérêts du public parce qu'il aidera les organismes à lutter contre la fraude et qu'il prescrira des normes de protection des renseignements personnels recueillis par les organismes dans le cadre d'enquêtes privées.

Les organismes professionnels d'autoréglementation, tels que les barreaux et les collèges, enquêtent sur la conduite de leurs membres en vue de prévenir des pratiques incompétentes, proscrites et contraires à la déontologie, ce qui en général profite à toutes les personnes qui font appel à leurs services professionnels.

Coûts

Le règlement ne devrait pas imposer de frais supplémentaires importants aux organisations auxquelles il s'applique puisqu'il permet simplement le maintien des liens déjà existants qui caractérisent l'échange de renseignements entre lesdites organisations et les organismes d'enquête spécifiés.

Le règlement n'aura aucune répercussion sur les ressources du ministère.

Consultations

Les vues exprimées par le public par suite de la publication préalable du règlement dans la Gazette du Canada en 2000 révèlent un appui général de l'objectif visé qui est de faciliter la tâche du secteur privé dans la lutte contre la fraude par la désignation de certains organismes d'enquête. Depuis la désignation du Service anti-crime des assureurs et du Bureau de prévention et d'enquête du crime bancaire de l'Association des banquiers canadiens, Industrie Canada n'a reçu aucune plainte ou expression d'inquiétude au sujet du fonctionnement de ces organismes ou le règlement.

Après l'entrée en vigueur de la Loi, le 1^er janvier 2001, Industrie Canada a entamé d'importantes discussions avec des demandeurs concernant leurs activités d'enquête et la nécessité de modifier le règlement de manière à ce qu'ils figurent sur la liste des organismes d'enquête. On a également engagé des consultations avec des représentants du Commissariat à la protection de la vie privée.

Pour qu'il soit plus facile pour les membres du public d'exprimer leurs vues au sujet de la modification proposée du règlement, Industrie Canada a informé les défenseurs de la vie privée et les organismes touchés par la question avant la publication préalable du règlement dans la Gazette du Canada. Des renseignements ont aussi été fournis sur le site Web d'Industrie Canada, à l'adresse http://e-com.ic.gc.ca/francais/privee/index. html.

Après la notification préalable et la publication ultérieure du règlement dans la Partie I de la Gazette du Canada, 39 commentaires ont été reçus au total. La plupart ont eu trait aux demandes présentées pour le compte des enquêteurs privés et des experts en sinistres indépendants. Des commentaires ont porté sur des demandes présentées pour le compte du Barreau du Haut-Canada, l'Ordre des médecins et chirurgiens de l'Ontario et de Teranet Services Inc. Le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada a soumis un commentaire qui a tenu compte de chacune des demandes. À l'exception de Teranet Services Inc. et des membres en exercice de l'Association des comptables généraux licenciés, toutes les demandes relatives au statut d'organisme d'enquête ont été appuyées et aucune préoccupation importante n'a été soulevée.

Le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) a fait trois observations générales sur la désignation des organismes d'enquête. Premièrement, étant donné que les organismes d'enquête sont autorisés à recueillir des renseignements personnels, à les utiliser et à les communiquer, sans le consentement des personnes concernées et dans certaines circonstances (contrairement aux dispositions générales de la Loi), il convient de faire montre d'une grande prudence au moment d'en désigner d'autres. Deuxièmement, l'octroi du statut d'organisme d'enquête à une organisation dont seulement une partie de son travail consiste en des enquêtes soulève des inquiétudes au sujet de l'utilisation abusive du pouvoir d'enquête. Troisièmement, le Commissariat craint que l'octroi du statut d'organisme d'enquête à un grand nombre de petites organisations (ou même de personnes) fasse douter de sa capacité d'exercer une surveillance efficace. Le ministère de l'Industrie est complètement d'accord avec ces observations et il en tiendra compte dans le processus d'examen des demandes futures du statut d'organisme d'enquête.

Le CPVP a examiné chacune des demandes. En ce qui concerne les organisations de réglementation professionnelles, le Commissariat a constaté qu'elles ont toutes des mandats prescrits par la Loi, avec des pouvoirs clairement définis, des processus d'enquête bien établis et le pouvoir d'imposer des sanctions en cas de non conformité, et toutes sont tenues d'agir dans l'intérêt du public. Pour ces raisons, il n'a pas émis de réserve sérieuse quant à l'ajout de ces organisations au règlement.

En ce qui concerne le deuxième groupe de demandeurs, comprenant les diverses organisations du secteur privé qui enquêtent sur des fraudes et des violations d'accords, le Commissariat a fait les observations suivantes.

La Centrale des caisses de crédit du Canada est semblable au Bureau de prévention et d'enquête du crime bancaire, et sa seule fonction est de mener des enquêtes. Le Commissariat ne s'est pas opposé à la demande.

Les experts en sinistres indépendants du Canada comprennent un grand nombre de petites entreprises et d'individus, et le gros du travail consiste, non pas à mener des enquêtes, mais à traiter des demandes qui ne posent pas de difficultés. Néanmoins, dans l'ensemble, le Commissariat était disposé à accepter la demande.

L'industrie des enquêteurs privés comprend un grand nombre de petites entreprises et d'individus. Toutefois, une grande partie de leur travail consiste en des enquêtes et il n'est pas toujours possible pour les enquêteurs d'obtenir le consentement des personnes concernées à la collecte, l'utilisation et la communication de leurs renseignements personnels. Dans l'ensemble, le Commissariat était disposé à accepter la demande.

En examinant la demande de Teranet Services Inc., le Commissariat a noté que cette entreprise ne mène pas réellement d'enquêtes, mais qu'elle tient plutôt une base de données sur les opérations immobilières frauduleuses ou suspectes et sur les personnes y participant. Il craint que l'approbation de cette demande ne semble ouvrir la voie à l'établissement d'autres bases de données industrielles contenant des renseignements personnels similaires. Le Commissariat a conclu que l'entreprise Teranet Services Inc. n'avait pas démontré la nécessité pour elle d'être désignée comme organisme d'enquête.

Des commentaires sur Teranet Services Inc. ont également été reçus de la Clinique d'intérêt public et de politique d'Internet du Canada. Cette organisation se demande comment l'information que Teranet envisage de communiquer à ses abonnés pourrait être considérée comme raisonnable pour des enquêtes sur une violation d'accord lorsque la communication vise à signaler aux abonnés des violations antérieures présumées par des individus et des organisations. L'objectif de la communication est de fournir aux abonnés l'information leur permettant de décider de faire affaire ou non avec les individus ou organisations signalés. La Clinique a également noté que l'information est communiquée automatiquement aux abonnés, sans test de vraisemblance. L'organisation a conclu que l'information que Teranet propose de communiquer n'est pas conforme aux alinéas 7(3)d) et h.2) de la Loi.

À la lumière de ces commentaires, Industrie Canada ne procèdera pas, pour le moment, à la désignation de Teranet Services Inc. Teranet pourrait, à l'avenir, soumettre une demande revue et corrigée qui répond aux questions soulevées à propos de la demande actuelle.

En examinant la demande des comptables généraux licenciés, le CPVP a noté qu'elle comprenait deux parties. La première partie visait à désigner comme organismes d'enquête les divers organismes disciplinaires des CGA provinciaux, et la deuxième partie, les comptables généraux licenciés pratiquant en cabinet, c.-à-d., les CGA agréés qui offrent leurs services directement au public (représentant environ 10 p. 100 des CGA). Le Commissariat n'a pas émis de réserve quant à la désignation des organismes disciplinaires provinciaux des CGA comme organismes d'enquête.

En ce qui concerne les experts comptables inscrits, le Commissariat a noté que le nombre d'entités qui seraient désignées comme étant des organismes d'enquête représente seulement environ dix pour cent du nombre total de comptables généraux accrédités. Il a également constaté que la CGA-Canada exige que les experts-comptables répondent à des normes de pratique spéciales et qu'il est impossible pour les experts-comptables d'obtenir un consentement pour bon nombre des enquêtes qu'ils entreprennent. Le Commissariat a conclu qu'il était convenablement justifié de désigner tous les experts-comptables inscrits sous l'égide des organismes d'enquête.

Respect et exécution

Les intéressés pourront formuler des plaintes au sujet des pratiques d'une organisation en s'adressant au CPVP qui fera enquête et remettra un rapport aux parties. Le Commissaire pourra formuler des recommandations à une organisation au sujet des pratiques de celles-ci et tenter de déterminer si elle envisage de prendre les mesures nécessaires en vue de respecter la Partie I de la Loi. Cependant, il n'a pas le pouvoir de prononcer une ordonnance exécutoire à l'encontre de l'organisation. L'intéressé et le CPVP pourront, séparément ou conjointement, porter les plaintes non réglées devant la Cour fédérale du Canada qui, elle, a le pouvoir d'ordonner à une organisation de modifier une pratique et de verser une indemnité à l'intéressé.

Personne-ressource

Monsieur Richard Simpson
Directeur général
Direction générale sur le commerce électronique
Industrie Canada
300, rue Slater, Pièce D2090
Ottawa (Ontario)
K1A 0P8
Téléphone : (613) 990-4292
TÉLÉCOPIEUR : (613) 941-0178
Courriel : simpson.richard@ic.gc.ca

Référence a

L.C. 2000, ch. 5

Référence 1

DORS/2001-6

AVIS :
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