Au cours des dix dernières années... suite du livre « 160 ans de la Gazette du Canada »

Un message de la directrice de la Gazette du Canada

Au cours des dix dernières années, de nombreux aspects de la production ont évolué, entre autres la technologie, la sécurité et l’administration, pour n’en nommer que quelques-uns.

L’environnement de travail de la Direction de la Gazette du Canada (DGC) et les outils utilisés quotidiennement ont changé au fil du temps, mais le rôle de la Gazette du Canada est resté le même. En effet, la Gazette du Canada demeure le journal officiel du gouvernement du Canada et un outil important du gouvernement pour informer et consulter les Canadiens.

C’est pour moi un privilège et un honneur de travailler avec un groupe dévoué. C’est grâce à ces employés dévoués que, semaine après semaine, la Gazette du Canada est publiée à la date prévue et que le niveau de qualité et les normes de service demeurent supérieurs. La Gazette du Canada doit être publiée de façon ponctuelle, qu’il s’agisse d’une édition de vingt pages ou de deux cents pages.

Ghandi a déjà dit : « L’avenir dépend de ce que nous faisons dans le présent ». Fidèle à l’esprit de ces mots, la DGC s’engage à continuer d’évoluer et à demeurer à l’affût des tendances actuelles afin de remplir son mandat.

Lyne Tassé
La directrice
Direction de la Gazette du Canada

Technologie

La technologie a changé la façon dont la Gazette du Canada est produite, imprimée et distribuée. La plupart des changements sont survenus au cours des dix dernières années.

En 2003, la version PDF (format de document portable) a obtenu un statut officiel. Cette version est offerte gratuitement sur le site Web de la Gazette du Canada. De plus, en 2003, la page Web « Consultations en cours » a été lancée; elle dresse une liste mise à jour des règlements projetés sur lesquels les Canadiens sont invités à présenter leurs observations. On a également assisté à la migration du code ASCII (code américain normalisé pour l’échange d’information) à HTML (langage de balisage hypertexte) pour améliorer l’accès à la Gazette du Canada.

Les fils RSS (Really Simple Syndication) ont été ajoutés au site Web en 2008. Les fils permettent aux lecteurs de recevoir des mises à jour sur certains sujets publiés dans la Partie Ⅰ de la Gazette du Canada, ainsi que les lois sanctionnées publiées dans la Partie Ⅲ. Actuellement, les lecteurs peuvent s’abonner à six catégories différentes : Ministère de l’Environnement, Ministère de la Santé, Ministère des Transports, Avis de postes vacants, Industrie Canada — Nominations ainsi que Lois sanctionnées.

En ayant toujours le client à l’esprit, la Direction de la Gazette du Canada (DGC) a amélioré le moteur de recherche de son site Web. Il est maintenant possible d’effectuer des recherches par catégorie ou par format; ce ne sont là que quelques-unes des nouvelles améliorations apportées.

La section « Ressources pour les enseignants » compte aussi parmi les ajouts au site Web. Les enseignants y trouveront des outils et des renseignements utiles qu’ils pourront utiliser en salle de classe. Actuellement, les ressources offertes sont conçues pour les élèves de treize à dix-huit ans.

Enfin, avec la collaboration de Bibliothèque et Archives Canada (BAC), tous les numéros de la Gazette du Canada publiés entre 1841 et 1997 ont été numérisés et peuvent être consultés sur le site Web de BAC.

Sécurité et planification d’urgence

La DGC est un environnement sécurisé et tous les employés doivent détenir une cote de sécurité « secrète ». Certains documents sont « secrets » jusqu’à leur publication officielle, d’où la nécessité de prendre des précautions supplémentaires. À l’extérieur des bureaux de la DGC, des caméras de sécurité ont été installées et les visiteurs doivent obtenir un droit d’accès et être accompagnés pour entrer dans les locaux de la DGC.

D’autres mesures de sécurité sont moins visibles. Les versions officielles PDF qui sont accessibles sur le site Web de la Gazette du Canada comportent certaines fonctions de sécurité visant à prévenir les modifications. La DGC a également son propre réseau, distinct du réseau de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada. Ce réseau est consacré uniquement à la production de la Gazette du Canada, afin d’assurer la protection du contenu avant la publication.

La production est également assurée grâce à un système d’alimentation sans coupure installé sur place exclusivement aux fins de produire la Gazette du Canada. La DGC doit être en mesure de produire la Gazette du Canada peu importe les urgences ou les catastrophes. La DGC a également mis en place un plan de continuité des activités qui permettrait à l’équipe d’employés de continuer à produire le journal lors de circonstances exceptionnelles.

Normes de service

La DGC s’engage à offrir à ses clients des services de première qualité, que ce soit sur le plan des services de traduction (pour certains types d’avis seulement), du traitement des factures ou des demandes de renseignements. En 2007, la DGC a effectué un sondage sur la satisfaction de la clientèle; les résultats ont démontré un taux de satisfaction générale de 97 %. Dans le cadre d’un sondage de suivi mené en 2011, la DGC a maintenu un taux de satisfaction élevé auprès de ses clients en obtenant un taux de 95 %. Les normes de service de la DGC sont les suivantes :

  • Maintenir un taux d’erreurs inférieur à 1 %
  • Maintenir un taux de satisfaction de la clientèle à 85 %
  • Répondre à tous les délais imposés par la loi
  • Répondre à toutes les demandes d’information dans un délai de deux jours ouvrables
  • Fournir aux clients un service de qualité dans les deux langues officielles

Par souci d’offrir un meilleur service, le nombre de rencontres individuelles avec les clients s’est accru. Ces rencontres contribuent à améliorer les relations entre le client et la DGC en plus de favoriser l’efficacité autant pour l’un que pour l’autre.

La DGC accorde une grande importance à ses normes de service, et tous les employés de la Direction s’efforcent d’offrir le meilleur service possible aux clients. Toujours à la recherche de moyens d’améliorer ses services, la DGC invite les clients à faire part de leurs commentaires et suggestions, par l’intermédiaire de son site Web.

Administration

La DGC a réalisé plusieurs progrès importants sur le plan administratif. Elle est de retour au sein du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, son berceau d’origine, après avoir quitté Communications Canada à la suite d’une dissolution de l’organisme en 2004.

De plus, le système de facturation a subi une migration vers SAP / SIGMA, le système financier utilisé dans la plupart des ministères du gouvernement fédéral, et les factures sont maintenant transmises par voie électronique, par l’entremise de courriels.

Échanges

La DGC a parfois l’occasion de visiter d’autres pays, ou d’accueillir des délégations étrangères, dans le but de comparer les processus et les pratiques de chacun. La DGC a visité l’Angleterre et la France et a récemment reçu la visite de délégations du Japon et des Pays-Bas.

De plus, la DGC est un membre actif de l’Association des Imprimeurs de la Reine du Canada. L’Association est une organisation nationale, composée de représentants de chaque province et territoire du Canada, et de représentants du gouvernement fédéral, tous responsables de la publication et de l’impression officielles des documents du gouvernement dans leur compétence respective. Ces représentants se rencontrent annuellement pour échanger de l’information et discuter des pratiques exemplaires liées à la publication et à l’impression de documents du gouvernement, et pour examiner les occasions de partenariats entres les différentes compétences.

Ce qui a changé et ce qui est à venir

De nombreux aspects de la DGC et de la Gazette du Canada ont changé au cours des dix dernières années. Certains avis ne sont plus publiés dans la Gazette du Canada, comme le supplément intitulé Soldes non réclamés – banques, sociétés de fiducie, de prêt, et associations coopératives, et d’autres ont été ajoutés, comme la publication d’avis traitant de l’évaluation et de la catégorisation de certaines substances chimiques en vertu de la Loi canadienne sur la protection de l’environnement (1999).

La DGC continue d’évoluer et demeure au fait de la technologie. Un important projet pour la DGC en 2011 sera la modernisation de son outil de publication qui passera de MS Word à Adobe InDesign. Dans un avenir rapproché, la DGC tentera de trouver des façons de permettre aux clients d’utiliser des modèles pour certains types d’avis qui pourraient être remplis et présentés par voie électronique.

Du point de vue de la technologie, du service et de l’administration, la DGC continuera de déployer des efforts pour répondre aux attentes et même les surpasser.

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