Vol. 142, n^o 7 — Le 16 février 2008

Règlement modifiant le Règlement précisant les organismes d’enquête

Fondement législatif

Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

Ministère responsable

Ministère de l’Industrie

(Ce résumé ne fait pas partie du Règlement.)

Description

La partie 1 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) établit des règles régissant la collecte, l’utilisation et la communication des renseignements personnels par les organisations dans le cadre d’activités commerciales. Les dispositions législatives obligent l’organisation qui communique des renseignements personnels à obtenir dans la plupart des cas le consentement de l’intéressé. Une exception à cette règle est énoncée aux alinéas 7(3)d) et h.2) de la Loi qui autorisent la communication de renseignements personnels à un organisme d’enquête et par celui-ci à l’insu de l’intéressé et sans son consentement, lorsqu’il s’agit d’un organisme précisé dans le règlement précisant les organismes d’enquête. La présente modification au règlement précisant les organismes d’enquête a pour but de désigner d’autres organismes d’enquête en vue de l’application de l’alinéa 7(3)d) ou h.2) de la Loi.

Il arrive de plus en plus souvent que des organisations du secteur privé mènent une enquête sur des soupçons de fraude et dans le cas d’une violation d’un accord, soit en faisant appel à un organisme d’enquête indépendant qui n’est pas gouvernemental, soit en agissant à ce titre. Lorsque l’enquête préliminaire de l’organisme révèle l’existence de motifs de soupçonner une fraude ou une contravention au droit, l’organisation peut alors transmettre les résultats à la police ou à un autre organisme chargé de l’application de la loi afin que des mesures supplémentaires soient prises ou encore, comme c’est le cas pour des organismes professionnels de réglementation tel l’Ordre des géoscientifiques professionnels de l’Ontario, celle-ci peut prendre des mesures disciplinaires appropriées, conformément au pouvoir que lui confère la loi. L’alinéa 7(3)d) de la Loi permet à une organisation de communiquer des renseignements personnels sans le consentement de l’intéressé à un organisme d’enquête du secteur privé afin de lui permettre de mener une enquête préliminaire ou de la faciliter. L’alinéa 7(3)h.2) de la Loi permet à un organisme d’enquête de communiquer les renseignements personnels à une autre organisation du secteur privé, y compris l’organisation cliente au nom de laquelle il mène l’enquête. La communication est circonscrite, dans la mesure où l’organisme doit avoir des motifs raisonnables de croire que les renseignements concernent une enquête relative à la violation d’un accord ou à une contravention au droit.

L’alinéa 7(3)h.2) de la Loi étend à la communication la portée de l’exception prévue à l’alinéa 7(1)b) de la Loi à l’égard de la collecte des renseignements sans le consentement de l’intéressé pour prévenir une fraude. En effet, la collecte à elle seule aurait une utilité restreinte pour ceux qui luttent contre la fraude et tentent de prévenir d’autres violations d’accord, à moins que les renseignements puissent être communiqués aux parties qui en ont besoin. Cependant, sans l’alinéa 7(3)h.2) de la Loi, la communication de l’information ne pourrait être faite que dans un sens, c’est-à-dire par l’organisation à l’organisme d’enquête qui ne pourrait transmettre les résultats de son enquête à son client ou à d’autres parties concernées sans le consentement de l’intéressé.

La possibilité pour des organisations privées de s’échanger des renseignements personnels sans le consentement de l’intéressé aux fins d’enquête est la seule exception que le Règlement prévoit en leur faveur. Les organisations et les organismes d’enquête qui s’échangent des renseignements personnels devront respecter les autres exigences de la Loi et seront assujettis à la surveillance du commissaire à la protection de la vie privée du Canada. Les intéressés pourraient aussi présenter des demandes de réparation à la Cour fédérale du Canada. L’exigence générale de la Loi que sont tenues de respecter toutes les organisations pour obtenir le consentement de l’intéressé avant de communiquer des renseignements personnels ne saurait être modifiée du fait que l’on accorde à une organisation le statut d’organisme d’enquête. Les organisations investies du statut d’organisme d’enquête pourront communiquer des renseignements personnels dans le cadre de leurs enquêtes sans le consentement de l’intéressé seulement dans des circonstances exceptionnelles où l’obtention d’un consentement est impossible, peu réalisable ou non souhaitable parce que cela aurait pour effet d’entraver l’enquête.

Au cours de la préparation initiale du présent règlement, Industrie Canada a établi une série de facteurs et de considérations à prendre en compte dans l’évaluation des organismes candidats au statut d’organisme d’enquête. Ces facteurs avaient pour but de faire ressortir les problèmes susceptibles de survenir sur le plan de la protection des renseignements personnels si l’autorisation de divulguer de tels renseignements était accordée à ces organismes aux fins d’enquête. Tous les facteurs ne seraient pas nécessairement applicables à tous les organismes d’enquête. Ces facteurs comprennent les suivants :

• les contraventions au droit ou les violations d’accords sur lesquelles portent les activités d’enquête;
• la mesure dans laquelle toutes les autres méthodes visant à assurer le respect de la Loi, comme le contrat ou le consentement, ont été utilisées sans succès;
• les politiques et les procédures qu’applique l’organisme en matière de protection des renseignements personnels, notamment un code, et la mesure dans laquelle lesdites politiques et procédures respectent la partie I de la Loi;
• les renseignements personnels particuliers que d’autres organisations communiquent à l’organisme; les renseignements personnels particuliers que l’organisme transmet à l’organisation; l’utilisation que l’organisme fait des renseignements, notamment la communication; la tenue à jour de pistes de vérification; la période au cours de laquelle les renseignements sont conservés; les normes et les méthodes de sécurité en vigueur au sujet de la préservation et de l’élimination des renseignements;
• la mesure dans laquelle la structure opérationnelle de l’organisme ou la démarche est documentée et formalisée et dans laquelle les centres d’autorisation, de responsabilité et d’imputabilité sont recensés;
• la mesure dans laquelle l’organisme est assujetti à un régime juridique, à des exigences en matière d’octroi de licence ou à des mécanismes de réglementation ou de surveillance qui lui sont propres ainsi qu’à des sanctions ou à des pénalités en cas de manquement;
• la mesure dans laquelle l’organisme d’enquête est indépendant de l’association des membres ou des organisations à qui il fournit des services;
• la quantité de renseignements communiqués aux intéressés au sujet de l’existence et des activités de l’organisme ainsi que de la façon de présenter une plainte ou une demande de réparation.

Industrie Canada continuera de faire preuve de circonspection lors de la nomination d’organismes d’enquêtes additionnels, car ces organismes sont autorisés à recueillir, à utiliser et à divulguer des renseignements personnels sans consentement dans certaines circonstances, contrairement aux dispositions générales de la Loi. En règle générale, seule une organisation qui mène véritablement des enquêtes peut être nommée organisme d’enquête — les organisations qui n’effectuent pas d’enquêtes ne seront pas prises en considération. Les demandes soumises par des organisations qui veulent être reconnues comme organismes d’enquête, mais dont seulement une partie des activités est consacrée aux enquêtes, soulèveront de l’inquiétude quant à la possibilité d’un abus de pouvoir. Les demandes soumises par un grand nombre de petites organisations en vue d’être reconnues comme organismes d’enquête soulèveront de l’inquiétude relativement à une surveillance efficace.

Critères

Industrie Canada utilise une série de critères pour évaluer les organismes candidats au statut d’organisme d’enquête. Les critères ont pur but de mettre en évidence les problèmes qui pourraient survenir si l’autorisation était accordée aux organismes de divulguer sans consentement des renseignements personnels aux fins d’enquête. En ce qui a trait au processus d’évaluation lui-même, Industrie Canada veut souligner que les critères relatifs à l’octroi du statut d’organisme d’enquête sont appliqués dans le contexte du régime général de la Loi relativement à la conformité.

Le premier critère sur lequel le Ministère se penchera consistera à examiner si l’organisme a essayé toutes les autres méthodes possibles pour se conformer à la Loi, par exemple, tenter d’obtenir un consentement ou d’établir un contrat, pour mener ses activités d’enquête. Le deuxième critère visera à déterminer si l’organisme candidat au statut d’organisme d’enquête se conformera à toutes les exigences de la LPRPDE, c’est-à-dire s’il est doté d’un code de protection des renseignements personnels (préférablement fondé sur le Code type sur la protection des renseignements personnels, CAN/CSA-Q830-96, de l’Association canadienne de normalisation. Le troisième critère consistera à déterminer si l’organisme effectuera ses enquêtes en portant atteinte le moins possible à la protection des renseignements personnels. En dernier lieu, le Ministère examinera si l’intérêt public, dans le cadre de l’enquête menée par l’organisme, l’emporte sur toute atteinte à la protection des renseignements personnels qui pourrait résulter de l’enquête.

La partie 1 de la Loi a été mise en œuvre en deux étapes. Le 1^er janvier 2001, elle s’appliquait aux renseignements personnels des clients et des employés des entreprises du secteur privé relevant de la compétence fédérale, y compris les sociétés de téléphone et de transport, les radiodiffuseurs et les banques. Elle s’appliquait également aux organisations qui vendent des renseignements personnels en dehors des frontières provinciales, c’est-à-dire les entreprises qui vendent ou qui louent des listes de publipostage. Le 1^er janvier 2004, la Loi s’appliquait à tous les renseignements personnels recueillis, utilisés ou communiqués dans le cadre d’activités commerciales.

Étant donné que la Loi a été mise en œuvre par étapes et qu’elle était nouvelle pour le secteur privé, on s’attendait à ce qu’il soit nécessaire d’ajouter d’autres organisations à la liste d’organismes d’enquête. C’est pourquoi le Ministère a indiqué qu’il continuerait dorénavant à examiner les demandes en fonction de chaque cas. Le Ministère tient à souligner que le comportement des organisations qui reçoivent le statut d’organisme d’enquête continuera d’être surveillé par Industrie Canada. Si des inquiétudes étaient exprimées au sujet de la conformité d’un organisme d’enquête à toutes les exigences de la LPRPDE, par exemple, en raison des conclusions auxquelles le Commissariat à la protection de la vie privée du Canada est arrivé, la désignation comme organisme d’enquête serait retirée par modification du Règlement.

Industrie Canada a terminé l’examen des nouvelles demandes. Ces demandes ont été présentées, entre autres, par des organismes qui réglementent les médecins et les chirurgiens de l’Alberta et de la Nouvelle-Écosse, les psychologues de l’Alberta, les géoscientifiques et les courtiers d’assurance inscrits de l’Ontario et les géologues du Québec. En outre, il existe deux organismes qui régissent, l’une les courtiers de fonds mutuels, et l’autre, les courtiers de valeurs mobilières du Canada. La loi sera modifiée pour tenir compte du changement de nom de l’un des organismes d’enquête, soit le Service Anti-Crime des Assureurs, une division du Conseil d’assurances du Canada, qui devient la Division des services d’enquête du Bureau d’assurance du Canada.

À la lumière de la documentation soumise, qui décrit leurs activités liées aux opérations et aux enquêtes, Industrie Canada a jugé que le Règlement devrait être modifié par l’ajout des organismes énumérés. Il est possible d’obtenir des copies de leurs soumissions en communiquant avec Industrie Canada.

Solutions envisagées

Selon le cadre législatif de la partie 1 de la Loi, l’organisme d’enquête doit être précisé dans le Règlement aux fins de l’alinéa 7(3)d) ou h.2) de la Loi. Aucune autre solution de rechange n’existe en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation et à la communication de ces renseignements sans le consentement.

Avantages et coûts

Les organismes professionnels d’autoréglementation enquêtent sur la conduite de leurs membres en vue de prévenir des pratiques incompétentes, proscrites et contraires à la déontologie, ce qui en général profite à toutes les personnes qui font appel à leurs services professionnels. Le Règlement offrira également des avantages au public puisqu’il aidera les organismes à lutter contre la fraude, dont les coûts sont assumés par le public.

Coûts

Le Règlement ne devrait pas imposer de frais supplémentaires importants aux organisations auxquelles il s’applique puisqu’il permet simplement le maintien des liens déjà existants relativement à l’échange de renseignements. Certains organismes qui ne sont pas eux-mêmes assujettis à la LPRPDE, comme les organismes de réglementation professionnels, devront peut-être engager certains coûts administratifs, tels, par exemple, les coûts de l’Association canadienne de normalisation liés à l’élaboration d’un code de protection des renseignements personnels conforme.

Le Règlement n’aura aucune répercussion sur les ressources du Ministère.

Consultations

Par suite de la publication des nouveaux organismes d’enquête dans la Partie II de la Gazette du Canada en 2001, en 2004, en 2005 et en 2006, Industrie Canada n’a reçu aucune plainte ou expression d’inquiétude au sujet du fonctionnement de ces organismes ou du Règlement. Industrie Canada a entamé d’importantes discussions avec des demandeurs concernant leurs activités d’enquête et la nécessité de modifier le Règlement de manière à ce qu’ils figurent sur la liste des organismes d’enquête. On a également engagé des consultations avec des représentants du Commissariat à la protection de la vie privée.

Respect et exécution

Les intéressés pourront formuler des plaintes au sujet des pratiques d’une organisation en s’adressant au Commissaire à la protection de la vie privée du Canada qui fera enquête et remettra un rapport aux parties. Le Commissaire pourra formuler des recommandations à une organisation au sujet des pratiques de celles-ci et tenter de déterminer si elle envisage de prendre les mesures nécessaires en vue de respecter la partie 1 de la Loi. Cependant, il n’a pas le pouvoir de prononcer une ordonnance exécutoire à l’encontre de l’organisation. L’intéressé et le commissaire à la protection de la vie privée pourront, séparément ou conjointement, porter les plaintes non réglées devant la Cour fédérale du Canada qui, elle, a le pouvoir d’ordonner à une organisation de modifier une pratique et de verser une indemnité à l’intéressé.

Monsieur Richard Simpson
Directeur général
Direction générale sur le commerce électronique
Industrie Canada
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