Enregistrement

DORS/2008-114 Le 17 avril 2008

LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

Décret modifiant l’annexe 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques

En vertu de l’article 49 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (voir référence a) (la « Loi »), le ministre du Travail, à titre d’autorité responsable — au sens du paragraphe 31(1) de la Loi — du Code canadien du travail, prend le Décret modifiant l’annexe 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, ci-après.

Ottawa, le 3 avril 2008

Le ministre du Travail
JEAN-PIERRE BLACKBURN

DÉCRET MODIFIANT L’ANNEXE 2 DE LA LOI SUR LA PROTECTION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS ET LES DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

MODIFICATION

1. L’annexe 2 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (voir référence 1) est modifiée par adjonction, après l’article 1, de ce qui suit :

Article	Colonne 1 Loi fédérale	Colonne 2 Dispositions
2.	Code canadien du travail	Paragraphe 254(1)

ENTRÉE EN VIGUEUR

2. Le présent décret entre en vigueur à la date de son enregistrement.

RÉSUMÉ DE L’ÉTUDE D’IMPACT DE LA RÉGLEMENTATION

(Ce résumé ne fait pas partie du Règlement.)

Description

Le Programme du travail du ministère des Ressources humaines et du Développement social a reçu, dans les trois dernières années, des représentations de beaucoup d’employeurs qui demandent l’autorisation d’émettre des bulletins de paie à leurs employés en utilisant des moyens électroniques. Le paragraphe 254(1) du Code canadien du travail (le Code) enjoint à l’employeur de fournir à ses employés, au moment de la rémunération, un bulletin de paie fait par écrit qui indique la période de rémunération; le nombre d’heures rémunérées; le taux de salaire; dans le détail, les retenues opérées sur le salaire et le montant réel reçu par l’employé. Toutefois, le Code ne contient aucune disposition qui permet aux employeurs d’émettre les bulletins de paie à leurs employés en utilisant des moyens électroniques.

La Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques facilite et permet le commerce électronique en protégeant les renseignements personnels recueillis, utilisés ou divulgués dans certaines circonstances, en prévoyant l’utilisation de moyens électroniques pour communiquer ou enregistrer de l’information et des transactions. La partie 2 de la Loi énonce un mécanisme législatif qui prévoit que les exigences en matière de législation et de règlements fédéraux qui prévoient l’utilisation d’un support papier peuvent être gérées dans l’environnement électronique ou s’y conformer. En vertu des dispositions pertinentes de la partie 2 de la Loi, l’autorité responsable est autorisée à prendre un règlement indiquant la façon dont on peut satisfaire à ces exigences en utilisant un moyen électronique.

Conformément à l’article 41 de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, on satisfait à une exigence voulant qu’un document soit fait par écrit, en vertu d’une disposition d’un texte législatif, par un document électronique si les dispositions pertinentes de ce texte législatif figurent à l’annexe 2 ou 3 de la Loi, et qu’un règlement indiquant les conditions d’utilisation d’un document électronique est mis en place. Le ministre du Travail, à titre « d’autorité responsable », au sens du paragraphe 31(1) de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques, du Code canadien du travail, et en vertu de l’article 50 de cette Loi, prend un règlement indiquant les conditions à respecter par un employeur qui désire émettre des bulletins de paie aux employés en utilisant un moyen électronique. De plus, en vertu du paragraphe 31(1) et de l’article 49 de la Loi, le paragraphe 254(1) du Code canadien du travail est ajouté à l’annexe 2 de la Loi suite à un décret pris par le ministre du Travail.

Selon le Règlement, un employeur qui désire fournir les bulletins de paie aux employés en utilisant un moyen électronique devra satisfaire aux exigences suivantes : l’employeur doit informer chaque employé de l’endroit où les bulletins de paie se trouvent, notamment un site Web; le bulletin de paie doit être lisible et imprimable exclusivement par l’employé; le bulletin de paie devra demeurer accessible à l’employé grâce à un moyen électronique pendant une période d’au moins trois ans à compter de la date où le bulletin de paie électronique est initialement mis à la disposition de l’employé; l’employeur devra fournir à l’employé un accès privé à un ordinateur et à une imprimante.

Conformément au paragraphe 254(1) du Code, le bulletin de paie électronique devra être fourni à l’employé au moment où son salaire lui est versé et devra indiquer les renseignements qui y sont indiqués. Le Règlement n’oblige pas tous les employeurs à utiliser un moyen électronique pour émettre les bulletins de paie. L’obligation de fournir un bulletin de paie en format papier demeure en vigueur pour les employés qui ne peuvent pas recevoir un bulletin de paie grâce à un moyen électronique.

Solutions envisagées

Pour atteindre le même objectif, il aurait été nécessaire de modifier l’article 254 du Code canadien du travail, ce qui aurait retardé davantage la possibilité d’utiliser un moyen électronique pour émettre les bulletins de paie.

Avantages et coûts

Le Règlement procurera des économies d’échelle aux employeurs qui utiliseront des moyens électroniques pour émettre des bulletins de paie à leurs employés parce qu’ils ne leurs fourniront plus de bulletins de paie en format papier. En retour, leurs employés auront accès à leurs bulletins de paie en tout temps, même ceux qui travaillent à l’extérieur des locaux de leurs employeurs. Le Règlement fournit un moyen moderne aux employeurs qui leur permettra de respecter l’article 254 du Code. Les employeurs seront libres de choisir d’utiliser l’électronique, et ceux qui le feront devront acheter l’équipement nécessaire et le rendre disponible à leurs employés. Le Règlement ne crée aucun coût pour les employés.

Consultations

Dans les trois dernières années, le Programme du travail du ministère des Ressources humaines et du Développement social a reçu des représentations de beaucoup d’employeurs demandant l’autorisation d’émettre des bulletins de paie à leurs employés en utilisant des moyens électroniques. Cette demande a été réitérée dans le cours des consultations qui ont eu lieu à l’intérieur de l’examen des normes fédérales du travail qui forment la partie III du Code canadien du travail. Les syndicats et les employés ont aussi été consultés sur cette question et n’ont pas soulevé d’objections significatives.

Ce règlement a fait l’objet d’une publication préalable dans la Partie I de la Gazette du Canada, le 15 décembre 2007. De cette date, les personnes intéressées avaient 30 jours pour présenter des observations au sujet du Règlement. Aucune observation n’a été reçue.

Personne-ressource

André Charette
Gestionnaire intérimaire
Politique et législation des normes du travail
Programme du travail
Ressources humaines et Développement social Canada
Place du Portage, Phase II
165, rue Hôtel-de-Ville
Gatineau (Québec)
K1A 0J2
Téléphone : 819-953-7498
Télécopieur : 819-994-5264
Courriel : andre.charette@hrsdc-rhdsc.gc.ca

Référence a
L.C. 2000, ch. 5

Référence 1
L.C. 2000, ch. 5

AVIS :
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