ARCHIVÉE — Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement

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Enregistrement

DORS/2008-143 Le 1er mai 2008

LOI SUR LE MINISTÈRE DES TRAVAUX PUBLICS ET DES SERVICES GOUVERNEMENTAUX

C.P. 2008-831 Le 1er mai 2008

Sur recommandation du ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux et en vertu de l’article 23.1 (voir référence a) de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux (voir référence b), Son Excellence la Gouverneure générale en conseil prend le Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement, ci-après.

RÈGLEMENT CONCERNANT L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT

DÉFINITIONS

1. Les définitions qui suivent s’appliquent au présent règlement.

« jour ouvrable » Jour qui n’est ni un samedi ni un jour férié. (working day)

« Loi » La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux. (Act)

« ministère contractant » Le ministère qui attribue le marché de l’État visé par la plainte. (contracting department)

APPLICATION

2. Le présent règlement s’applique :

a) s’agissant des articles 7 à 14, aux marchés de l’État en vue de l’acquisition de matériel ou de services attribués après son entrée en vigueur;

b) s’agissant des articles 15 à 22, aux marchés de l’État en vue de l’acquisition de matériel ou de services si les motifs ou les faits sur lesquels la plainte est fondée surviennent après son entrée en vigueur;

c) s’agissant de l’article 23, aux marchés de l’État en vue de l’acquisition de matériel ou de services si un différend visé à cet article survient après son entrée en vigueur.

EXERCICE DES ATTRIBUTIONS DE L’OMBUDSMAN DE L’APPROVISIONNEMENT

EXCEPTION

3. L’ombudsman de l’approvisionnement n’exerce pas les attributions prévues au paragraphe 22.1(3) de la Loi à l’égard des ministères suivants :

a) le Service canadien du renseignement de sécurité;

b) le personnel du Sénat et celui de la Chambre des communes.

EXAMEN DES PRATIQUES D’ACQUISITION DE MATÉRIEL ET DE SERVICES DES MINISTÈRES

Examen

4. (1) L’ombudsman de l’approvisionnement examine les pratiques d’acquisition de matériel et de services d’un ministère en vertu de l’alinéa 22.1(3)a) de la Loi s’il existe des motifs raisonnables de le faire. Il prend en considération les facteurs suivants :

a) la conformité aux politiques et procédures administratives — du Cabinet ou d’application pluriministérielle — applicables et à celles relatives à l’exception au titre de la sécurité nationale;

b) la conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux règlements pris en vertu de celle-ci;

c) les ressources qui seraient exigées du ministère pour répondre à l’examen;

d) les observations ou conclusions tirées de toute vérification ou évaluation antérieures;

e) le temps écoulé depuis son dernier examen des pratiques du ministère.

(2) Si l’ombudsman de l’approvisionnement examine les pratiques d’un ministère aux termes du paragraphe (1), il peut lui demander de lui fournir tout document ou renseignement nécessaire à son examen.

Recommandations

5. Avant de présenter des recommandations, le cas échéant, en vertu de l’alinéa 22.1(3)a) de la Loi, l’ombudsman de l’approvisionnement :

a) prend en considération les facteurs suivants :

(i) la conformité aux politiques et procédures administratives — du Cabinet ou d’application pluriministérielle — applicables et à celles relatives à l’exception au titre de la sécurité nationale,

(ii) la conformité à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux règlements pris en vertu de celle-ci,

(iii) la gravité du non-respect des principes d’équité, d’ouverture et de transparence,

(iv) les répercussions que pourraient avoir ses recommandations sur les activités ou les ressources publiques;

b) permet au ministère dont les pratiques ont fait l’objet de l’examen de faire des commentaires sur les recommandations proposées et leurs motifs dans les trente jours ouvrables suivant leur réception.

6. (1) S’il décide de présenter des recommandations en vertu de l’alinéa 22.1(3)a) de la Loi, l’ombudsman de l’approvisionnement le fait, motifs à l’appui, dans un délai d’un an suivant le début de l’examen. Il en fait également parvenir sans délai une copie au ministre.

(2) S’il ne peut présenter des recommandations dans le délai d’un an prévu au paragraphe (1), avant l’expiration de ce délai, l’ombudsman de l’approvisionnement fournit les raisons pour lesquelles il ne peut le faire et présente au même moment des recommandations provisoires. Il présente dans les cent vingt jours ouvrables suivant la présentation des recommandations provisoires les recommandations finales.

EXAMEN DE LA PLAINTE VISÉE À L’ALINÉA 22.1(3)b) DE LA LOI

Dépôt de la plainte visée à l’alinéa 22.1(3)b) de la Loi

7. (1) La plainte visée à l’alinéa 22.1(3)b) de la Loi est déposée par écrit auprès de l’ombudsman de l’approvisionnement :

a) dans les trente jours ouvrables suivant l’avis public de l’attribution du marché de l’État visé par la plainte;

b) à défaut d’avis, dans les trente jours ouvrables suivant la date à laquelle le plaignant a eu connaissance de l’attribution du marché ou celle où il aurait raisonnablement dû en avoir connaissance.

(2) Si, pour des raisons hors de son contrôle, le plaignant a été dans l’impossibilité de déposer la plainte dans les délais prévus aux alinéas (1)a) ou b), selon le cas, l’ombudsman de l’approvisionnement peut, sur demande du plaignant, prolonger ces délais jusqu’à un maximum de quatre-vingt-dix jours ouvrables.

(3) Dans le cas où le plaignant a préalablement communiqué avec le ministère contractant dans les délais prévus aux alinéas (1)a) ou b), selon le cas, pour s’opposer à l’attribution du marché de l’État, la plainte visée au paragraphe (1) est déposée dans un délai de trente jours ouvrables suivant le refus du ministère contractant de donner suite à son opposition.

(4) La plainte est déposée lorsque les renseignements et documents ci-après sont fournis à l’ombudsman de l’approvisionnement :

a) les nom et adresse du plaignant;

b) tout renseignement permettant d’identifier le marché de l’État visé par la plainte, y compris la date de l’avis public de son attribution ou, à défaut d’avis public, la date de son attribution si elle est connue;

c) le nom du ministère contractant et, le cas échéant, celui du ministère à qui sont destinés le matériel ou les services acquis aux termes du marché de l’État visé par la plainte;

d) les renseignements et les documents établissant que le plaignant remplit la condition prévue au paragraphe 22.2(1) de la Loi;

e) un exposé clair et détaillé des motifs et des faits sur lesquels la plainte est fondée;

f) la déclaration du plaignant selon laquelle les motifs et les faits sur lesquels la plainte est fondée ne font pas, et n’ont pas fait, l’objet d’une enquête devant le Tribunal canadien du commerce extérieur ni d’une procédure devant tout autre tribunal compétent;

g) sur demande de l’ombudsman de l’approvisionnement pour l’application de l’article 13 :

(i) le calcul — et les documents l’établissant — du bénéfice net, moins les coûts de soumission, le cas échéant, que le plaignant aurait pu réaliser — sans tenir compte de la valeur d’options ou de prolongations du marché —, s’il s’était vu attribuer le marché de l’État à la moindre des valeurs des soumissions suivantes : celle à laquelle il a soumissionné pour ce marché, le cas échéant, ou celle à laquelle le marché a été attribué,

(ii) les coûts de soumission du plaignant et les documents les établissant.

Examen

8. Dans les dix jours ouvrables suivant le dépôt de la plainte visée au paragraphe 7(1), l’ombudsman de l’approvisionnement établit s’il l’examinera. Il informe sans délai le plaignant et le ministère contractant de sa décision et, au même moment, fournit une copie de la plainte à ce ministère.

9. (1) L’ombudsman de l’approvisionnement examine la plainte visée au paragraphe 7(1) si, à la fois :

a) le marché de l’État dont l’attribution est visée par la plainte n’est visé par aucune des exemptions ou exceptions prévues à l’Accord, au sens de l’article 2 de la Loi de mise en œuvre de l’Accord sur le commerce intérieur, y compris celles prévues aux articles 1802 à 1806 de l’Accord, et y serait donc assujetti si sa valeur — établie conformément à l’article 505 de l’Accord — n’était pas inférieure à la somme prévue à l’article 502 du même accord;

b) les conditions prévues au paragraphe 22.2(1) de la Loi et à l’article 7 sont remplies;

c) les motifs et les faits sur lesquels la plainte est fondée ne font pas, et n’ont pas fait, l’objet d’une enquête devant le Tribunal canadien du commerce extérieur ni d’une procédure devant tout autre tribunal compétent;

d) il existe des motifs raisonnables de croire que le marché de l’État n’a pas été attribué conformément aux règlements pris en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques.

(2) S’il examine la plainte aux termes du paragraphe (1), l’ombudsman de l’approvisionnement peut demander au plaignant et au ministère contractant de lui fournir tout document ou renseignement nécessaire à son examen.

10. Si l’une des situations ci-après se présente, l’ombudsman de l’approvisionnement cesse l’examen et en informe, motifs à l’appui, le plaignant et le ministère contractant :

a) le plaignant retire sa plainte;

b) une ou plusieurs des conditions prévues aux articles 7 ou 9 n’ont pas été remplies;

c) l’attribution du marché de l’État a été annulée;

d) l’ombudsman de l’approvisionnement établit que la plainte est frivole ou vexatoire.

Procédure

11. (1) Sous réserve du paragraphe (2), l’ombudsman de l’approvisionnement examine les plaintes selon une procédure simple et permet au ministère contractant de lui faire des commentaires sur la plainte dans les quinze jours ouvrables suivant la réception de l’avis prévu à l’article 8.

(2) L’ombudsman de l’approvisionnement examine la plainte selon une procédure élaborée si le plaignant ou le ministère contractant le demande. Il peut également le faire s’il juge que les circonstances le justifient compte tenu de tout facteur pertinent, notamment :

a) la nature de la plainte;

b) la valeur du marché de l’État;

c) la complexité des exigences de soumission ou du processus d’attribution du marché de l’État;

d) les répercussions que pourraient avoir ses conclusions et ses éventuelles recommandations sur les activités ou les ressources publiques.

(3) L’ombudsman de l’approvisionnement avise sans délai le plaignant et le ministère contractant que la procédure applicable à l’examen de la plainte est la procédure élaborée.

(4) Dans le cadre d’une procédure élaborée, l’ombudsman de l’approvisionnement :

a) accorde un délai d’au moins vingt-cinq jours ouvrables suivant la réception de l’avis prévu au paragraphe (3) au ministère contractant afin de lui permettre de faire des commentaires relativement à la plainte. Il peut également permettre à ce ministère, sur demande de ce dernier, de le faire après ce délai compte tenu de la complexité des exigences de soumission ou du processus d’attribution du marché de l’État;

b) transmet une copie des commentaires du ministère contractant au plaignant et lui permet d’y répondre dans les dix jours ouvrables suivant la réception de la copie. Il peut également permettre au plaignant, sur demande de ce dernier, de le faire après ce délai compte tenu de la complexité des exigences de soumission ou du processus d’attribution du marché de l’État;

c) transmet une copie de la réponse du plaignant au ministère contractant et lui permet d’y répondre dans les dix jours ouvrables suivant la réception de la copie si le plaignant y présente de nouveaux arguments ou éléments de preuve. Il peut également permettre à ce ministère, sur demande de ce dernier, de le faire après ce délai compte tenu de la complexité des exigences de soumission ou du processus d’attribution du marché de l’État.

Conclusions

12. (1) Dans le cadre de son examen, l’ombudsman de l’approvisionnement prend en considération tout facteur pertinent, notamment :

a) le fait que, n’eût été les actions du ministère contractant, le plaignant aurait pu avoir des chances raisonnables de se voir attribuer le marché de l’État;

b) la gravité du manque de conformité avec les règlements pris en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques;

c) le défaut ou le refus du plaignant de fournir au ministère contractant des renseignements sur ses produits et services à la demande de ce dernier;

d) l’ampleur du préjudice subi par le plaignant;

e) l’ampleur des manquements à l’équité, à l’ouverture ou à la transparence du processus d’acquisition en cause;

f) le fait que l’une ou l’autre des parties en cause ait été de mauvaise foi.

(2) L’ombudsman de l’approvisionnement ne peut substituer son jugement à celui des personnes ayant participé au processus d’acquisition en cause relativement à l’évaluation de toute soumission, sauf si la preuve écrite établissant l’évaluation est insuffisante ou si l’évaluation est déraisonnable.

Recommandations

Indemnisation

13. (1) Sous réserve du paragraphe (2), l’ombudsman de l’approvisionnement peut :

a) soit recommander le versement d’une indemnité pour le bénéfice que le plaignant aurait pu réaliser si, n’eût été les actions du ministère contractant, il s’était vu attribuer le marché de l’État visé par la plainte. Cette indemnité ne peut excéder le moindre des montants suivants :

(i) le bénéfice net, moins les coûts de soumission, le cas échéant, que le plaignant aurait pu réaliser — sans tenir compte de la valeur d’options ou de prolongations du marché —, s’il s’était vu attribuer le marché de l’État à la moindre des valeurs des soumissions suivantes : celle à laquelle il a soumissionné pour ce marché, le cas échéant, ou celle à laquelle le marché a été attribué,

(ii) 10 % de la valeur du marché de l’État à laquelle il a été attribué, sans tenir compte de la valeur d’options ou de prolongations du marché, moins les coûts de soumission, le cas échéant,

b) soit recommander le versement d’une indemnité égale aux coûts de soumission du plaignant, mais n’excédant pas le montant égal à 10 % de la valeur du marché de l’État à laquelle il a été attribué, sans tenir compte de la valeur d’options ou de prolongations du marché.

(2) Si un appel d’offres a été lancé, le plaignant doit avoir soumissionné à l’égard du marché de l’État visé par la plainte, à moins qu’il n’ait pu le faire en raison des actions du ministère contractant.

Conclusions et recommandations

14. L’ombudsman de l’approvisionnement remet en vertu du paragraphe 22.2(3) de la Loi ses conclusions et ses éventuelles recommandations dans les cent vingt jours ouvrables suivant le dépôt de la plainte.

EXAMEN DE LA PLAINTE VISÉE À L’ALINÉA 22.1(3)c) DE LA LOI

Dépôt de la plainte visée à l’alinéa 22.1(3)c) de la Loi

15. Seule la personne qui, en plus de remplir la condition prévue au paragraphe 22.2(1) de la Loi, s’est vu attribuer le marché de l’État visé par la plainte peut déposer la plainte visée à l’alinéa 22.1(3)c) de la Loi.

16. (1) La plainte visée à l’alinéa 22.1(3)c) de la Loi est déposée par écrit auprès de l’ombudsman de l’approvisionnement dans les trente jours ouvrables suivant la date à laquelle le plaignant a eu connaissance des motifs sur lesquels la plainte est fondée ou celle où il aurait raisonnablement dû en avoir connaissance.

(2) Si, pour des raisons hors de son contrôle, le plaignant a été dans l’impossibilité de déposer la plainte dans le délai prévu au paragraphe (1), l’ombudsman de l’approvisionnement peut, sur demande du plaignant, prolonger ce délai jusqu’à un maximum de quatre-vingt-dix jours ouvrables.

(3) Dans le cas où le plaignant a préalablement communiqué avec le ministère contractant dans le délai prévu au paragraphe (1) pour s’opposer à la gestion d’un marché de l’État, la plainte visée à ce paragraphe est déposée dans un délai de trente jours ouvrables suivant le refus du ministère contractant de donner suite à son opposition.

(4) La plainte est déposée lorsque les renseignements et documents ci-après sont fournis à l’ombudsman de l’approvisionnement :

a) les nom et adresse du plaignant;

b) tout renseignement permettant d’identifier le marché de l’État visé par la plainte et, sur demande de l’ombudsman de l’approvisionnement, une copie de ce marché;

c) le nom du ministère contractant et, le cas échéant, celui du ministère à qui sont destinés le matériel ou les services acquis aux termes du marché de l’État visé par la plainte;

d) les renseignements et les documents établissant que le plaignant remplit les conditions prévues au paragraphe 22.2(1) de la Loi et à l’article 15;

e) un exposé des motifs et des faits sur lesquels la plainte est fondée.

Examen

17. Dans les dix jours ouvrables suivant le dépôt de la plainte visée au paragraphe 16(1), l’ombudsman de l’approvisionnement établit s’il l’examinera. Il informe sans délai le plaignant et le ministère contractant de sa décision et il fournit une copie de la plainte à ce ministère.

18. (1) L’ombudsman de l’approvisionnement examine la plainte visée au paragraphe 16(1) si les conditions prévues au paragraphe 22.2(1) de la Loi et aux articles 15 et 16 sont remplies et si l’interprétation et l’application des conditions du marché de l’État et l’étendue des travaux ne font pas l’objet d’un différend entre les parties.

(2) S’il examine la plainte aux termes du paragraphe (1), l’ombudsman de l’approvisionnement peut demander au plaignant et au ministère contractant de lui fournir tout document ou renseignement nécessaire à son examen.

19. Si l’une des situations ci-après se présente, l’ombudsman de l’approvisionnement cesse l’examen et en informe, motifs à l’appui, le plaignant et le ministère contractant :

a) le plaignant retire sa plainte;

b) une ou plusieurs des conditions prévues au paragraphe 22.2(1) de la Loi ou aux articles 15 ou 16 n’ont pas été remplies;

c) l’ombudsman de l’approvisionnement établit que la plainte est frivole ou vexatoire.

Conclusions et recommandations

20. Dans le cadre de l’examen, l’ombudsman de l’approvisionnement prend en considération tout facteur pertinent, notamment :

a) le fait que la gestion du marché de l’État visé par la plainte a été conduite de manière raisonnable compte tenu des circonstances;

b) le fait que l’une ou l’autre des parties en cause ait été de mauvaise foi.

21. L’ombudsman de l’approvisionnement ne peut faire les recommandations suivantes :

a) modifier les conditions du marché de l’État;

b) accorder une mesure de redressement autre que celles prévues au marché de l’État.

22. L’ombudsman de l’approvisionnement remet en vertu du paragraphe 22.2(3) de la Loi ses conclusions et ses éventuelles recommandations dans les cent vingt jours ouvrables suivant le dépôt de la plainte.

MÉCANISMES DE RÈGLEMENT EXTRAJUDICIAIRE DES DIFFÉRENDS

23. (1) Dans les dix jours ouvrables suivant la demande d’accès de l’une des parties à un marché de l’État à un mécanisme de règlement extrajudiciaire des différends en vertu de l’alinéa 22.1(3)d) de la Loi relativement à un différend sur l’interprétation ou l’application des conditions du marché, l’ombudsman de l’approvisionnement demande aux autres parties si elles acceptent de participer à un tel mécanisme, et de payer les frais qui s’y rapportent, et leur permet de répondre dans les dix jours ouvrables suivant sa demande.

(2) L’ombudsman de l’approvisionnement reçoit la demande qui est écrite et qui comprend :

a) le nom des parties au marché de l’État;

b) une copie du marché de l’État;

c) un bref résumé des faits en litige.

(3) Dans les dix jours ouvrables suivant la réception de la dernière en date des réponses des parties :

a) si toutes les parties acceptent, l’ombudsman de l’approvisionnement leur soumet une proposition de mécanisme de règlement extrajudiciaire des différends;

b) dans le cas contraire, l’ombudsman de l’approvisionnement avise la partie ayant fait la demande qu’il ne peut y donner suite.

ENTRÉE EN VIGUEUR

24. Le présent règlement entre en vigueur à la date d’entrée en vigueur de l’article 307 de la Loi fédérale sur la responsabilité, chapitre 9 des Lois du Canada (2006), ou, si elle est postérieure, à la date de son enregistrement.

RÉSUMÉ DE L’ÉTUDE D’IMPACT DE LA RÉGLEMENTATION

(Ce résumé ne fait pas partie du Règlement.)

Contexte

La Loi fédérale sur la responsabilité (LFR) a reçu la sanction royale le 12 décembre 2006. Les articles 306 et 307 de la LFR modifient la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux afin de créer le poste d’ombudsman de l’approvisionnement, chargé d’examiner les pratiques d’acquisition au gouvernement, d’en faire rapport et de formuler des recommandations à ce sujet, et de recevoir les plaintes des fournisseurs. Les articles 306 et 307 entreront en vigueur par décret.

Le rendement de l’ombudsman de l’approvisionnement pour ce qui est de ses tâches et de ses fonctions sera défini davantage par règlement. Le paragraphe 22.1(3) de la LFR stipule que l’ombudsman de l’approvisionnement doit s’acquitter de son mandat conformément au Règlement. La réglementation doit être en place en même temps que les articles 306 et 307 entrent en vigueur et que le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement soit officiellement établi et ait entrepris ses fonctions d’examen.

Exigences de la LFR

La loi précise que l’ombudsman sera nommé par le gouverneur en conseil pour un mandat ne dépassant pas cinq ans et qu’il aura la responsabilité de quatre fonctions principales :

1. examiner les pratiques d’approvisionnement des ministères pour en évaluer l’ouverture, l’équité et la transparence, et leur faire des recommandations pour améliorer les pratiques;

2. examiner les plaintes des fournisseurs relatives à la conformité avec les règlements pris en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) concernant les processus d’approvisionnement qui seraient assujetti à l’Accord sur le commerce intérieur, mais dont la valeur est inférieure aux seuils pour cet accord;

3. examiner les plaintes des fournisseurs concernant l’administration des marchés;

4. veiller à la mise en place d’un mécanisme de règlement extrajudiciaire des différends (RED) sur la demande de l’une des parties à un marché.

La LFR stipule que l’ombudsman de l’approvisionnement doit également exercer toute autre fonction que le gouverneur en conseil ou le ministre peut lui attribuer par décret ou arrêté, selon le cas, à l’égard des pratiques ministérielles d’acquisition.

La LFR précise également qu’une plainte ne peut être déposée qu’après l’attribution du marché et que l’ombudsman de l’approvisionnement ne peut pas recommander l’annulation d’un marché.

Description du Règlement

Bien que la LFR définisse les pouvoirs et les activités de l’ombudsman de l’approvisionnement, le Règlement précisera la manière dont il exercera ses pouvoirs.

Le Règlement ne pourra pas outrepasser les pouvoirs consentis par la LFR. Par exemple, en matière de confidentialité de l’information, le Règlement ne pourra pas accorder à l’ombudsman de l’approvisionnement la protection spéciale accordée au Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) en vertu du paragraphe 24(1) de la Loi sur l’accès à l’information. En matière de respect de la confidentialité de l’information, le TCCE est expressément exclu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels, et ses règles de confidentialité sont définies dans sa propre loi d’habilitation. Dans le cas de l’ombudsman de l’approvisionnement, la protection de l’information sera définie par la Loi sur l’accès à l’information et par la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Examen des pratiques d’acquisition des organismes fédéraux : Cette activité sera entreprise suivant l’initiative de l’ombudsman de l’approvisionnement. Bien que la réglementation n’impose pas le moment où un examen devrait être réalisé, l’ombudsman de l’approvisionnement se penchera sur les pratiques d’un ministère s’il a des motifs raisonnables d’examiner et d’évaluer ces pratiques (par exemple, plaintes fréquentes à l’égard d’un organisme fédéral; conclusions découlant de vérifications ou d’évaluations).

Lorsqu’il décidera d’examiner les pratiques d’un ministère en matière d’approvisionnement, l’ombudsman devra tenir compte de facteurs pertinents, comme la conformité aux politiques et aux procédures applicables à l’ensemble du gouvernement; la conformité à la LGFP et à ses règlements connexes; les ressources que le ministère en question devra consacrer dans le cadre du processus d’examen.

Examen des plaintes des fournisseurs relatives à l’attribution de marchés : Dans un délai de 30 jours ouvrables suivant la diffusion d’un avis public relatif à l’attribution d’un contrat, un fournisseur pourra déposer une plainte écrite pour déplorer le non-respect de la réglementation en vertu de la LGFP concernant les processus d’approvisionnement (assujettis à l’Accord sur le commerce intérieur, mais dont la valeur est inférieure aux seuils pour cet accord [c’est-à-dire moins de 25 000 $ pour les biens, et moins de 100 000 $ pour les services]). L’ombudsman de l’approvisionnement examinera uniquement les plaintes qui n’ont pas fait l’objet d’une enquête devant le TCCE ou d’une procédure judiciaire devant une instance compétente.

L’ombudsman de l’approvisionnement déterminera, dans un délai de dix jours ouvrables, si le marché doit faire l’objet d’un examen, et il fera immédiatement part de sa décision au plaignant et au ministère concerné. Il prendra sa décision en fonction des critères définis dans le Règlement. Le plaignant devra fournir les renseignements minimums requis pour que le ministère soit en mesure de déterminer quel marché fait l’objet d’une plainte ainsi que les motifs de cette plainte. Celui-ci pourra ainsi fournir une réponse rapide et complète.

Deux procédures sont établies dans le Règlement : une procédure simple pour l’examen de ce qui est prévu être la majorité des plaintes, et une procédure élaborée, selon une structure plus élaborée et des délais d’exécution plus longs, pour l’examen des plaintes plus complexes. Dans le choix de la procédure, on tiendra compte du caractère unique et de la complexité du marché faisant l’objet d’une plainte. Les procédures visent à alléger le fardeau pour les fournisseurs (par exemple, les petites et moyennes entreprises) et les ministères, et ils tiennent compte de leur capacité de fournir l’information requise par l’ombudsman de l’approvisionnement.

Par exemple, on aurait recours à la procédure simple dans le cas des achats de marchandises comme un secrétaire ou du matériel de bureau. Dans le cas des plaintes traitées selon le processus simple, l’ombudsman de l’approvisionnement examinerait les plaintes et accorderait au ministère ayant passé le marché un délai de 15 jours ouvrables pour faire part de ses observations.

Par contre, on pourrait appliquer la procédure élaborée dans le cas d’un marché de plus grande valeur (par exemple, un marché de 99 000 $) portant sur des services informatiques et comportant des exigences techniques complexes, si la plainte portait sur les critères d’évaluation. Dans un cas de ce genre, le ministère acheteur pourrait demander plus de temps (au moins 25 jours) pour étudier l’affaire et répondre à l’ombudsman de l’approvisionnement. La structure et les délais d’exécution de la procédure élaborée sont semblables à ceux qui sont établis dans le Règlement sur les enquêtes du TCCE sur les marchés publics (www.citt-tcce.gc.ca/procure/index_f.asp). Selon la réglementation, l’ombudsman de l’approvisionnement disposera de 120 jours suivant la réception d’une plainte pour présenter ses conclusions et recommandations. L’ombudsman pourra recommander un dédommagement à l’égard des coûts de préparation de la soumission ou des bénéfices perdus, jusqu’à concurrence de 10 % de la valeur du contrat attribué.

Examen des plaintes des fournisseurs relatives à l’administration des marchés : Dans un délai de 30 jours suivant la date à laquelle un fournisseur se rend compte qu’il a motif à plainte (par exemple, paiement non reçu, factures perdues), il pourra déposer une plainte écrite au sujet de l’administration du marché par le ministère concerné. L’ombudsman de l’approvisionnement déterminera, dans un délai de dix jours ouvrables, si la plainte devrait faire l’objet d’un examen, et il ferait part de sa décision au plaignant et au ministère concerné sans tarder. Sa décision sera fondée sur les critères établis dans la réglementation (par exemple, seul la personne qui s’est vu attribuer le marché peut déposer une plainte au sujet de son contrat). L’ombudsman de l’approvisionnement formulera alors ses recommandations, mais seulement dans le contexte du contrat. Selon la réglementation, l’ombudsman de l’approvisionnement disposera de 120 jours suivant la réception d’une plainte pour présenter ses conclusions et recommandations.

Recours à un mécanisme de règlement extrajudiciaire des différends (RED) à la demande de l’une des parties à un marché : Chaque partie à un marché pourra demander le recours à un mécanisme de RED en cas de litige à l’égard de l’interprétation des modalités d’un marché. Dans un délai de dix jours suivant la réception d’une demande à cet effet, l’ombudsman de l’approvisionnement demandera aux parties concernées si elles sont d’accord; les parties disposeront alors de dix autres jours pour répondre. Le processus de RED ne sera utilisé que si toutes les parties concernées sont d’accord.

En vertu du Règlement, les marchés du Service canadien du renseignement de sécurité ne sont pas assujettis aux divers examens de l’ombudsman, puisque la divulgation de renseignements sur ces marchés pourrait compromettre les opérations de ces organismes. L’exemption s’appliquera également aux marchés du Sénat et de la Chambre des communes en raison de la nature délicate, du point de vue politique, des renseignements traités par ces organismes.

Solutions envisagées

Une autre solution a été envisagée au cours de l’élaboration des propositions relatives à la LFR, à savoir de ne pas prendre de règlement. Cependant, un règlement est nécessaire pour mettre en œuvre le mandat de l’ombudsman de l’approvisionnement. Les précisions du Règlement fourniront aux ministères fédéraux, à l’industrie et aux fournisseurs une plus grande certitude quant aux activités de l’ombudsman de l’approvisionnement.

Avantages et coûts

Le Règlement n’imposera aucun coût additionnel aux ministères et organismes fédéraux en sus de ceux déjà imposés par la LFR.

Le Règlement tiendra compte du coût des ressources humaines et financières pour le secteur privé. Par exemple, l’examen des plaintes des fournisseurs concernant le processus d’approvisionnement s’effectuera selon l’une des deux procédures définies dans le Règlement. La procédure simple de traitement de plaintes permettra aux petites et moyennes entreprises de déposer des plaintes sur des questions non complexes de façon simple et facile, à un coût minime pour le fournisseur plaignant. Cette façon de procéder répondra aux inquiétudes exprimées quant à la convivialité du processus pour les petites et moyennes entreprises. Un entrepreneur qui déposera une plainte concernant l’administration de son contrat, par exemple en cas de paiement en retard d’une facture, n’aura qu’à fournir tous les renseignements requis pour expliquer la situation au sens du Règlement et permettre à l’ombudsman de l’approvisionnement d’examiner sa plainte et au ministère fédéral visé d’y donner suite.

Le Règlement tiendra également compte des exigences opérationnelles du gouvernement ainsi que du coût des ressources que les organismes fédéraux devront mobiliser pour répondre à l’ombudsman de l’approvisionnement. Par exemple, on pourrait avoir recours à la procédure élaborée de traitement des plaintes des fournisseurs, qui reposera sur une structure plus élaborée et exigera des délais d’exécution plus longs, lorsque la complexité des exigences d’une soumission ou d’un processus d’approvisionnement exigera qu’un ministère mobilise des ressources importantes pour donner la suite qui convient à l’examen de l’ombudsman de l’approvisionnement.

Consultations

L’élaboration des dispositions de la LFR a fait l’objet de consultations importantes, entre janvier et juin 2006, auprès des principaux intervenants de la fonction publique fédérale.

Aucune préoccupation concernant les dispositions de la LFR relatives à l’ombudsman de l’approvisionnement n’a été soulevée lors des débats qui se sont déroulés entre le 11 avril et le 9 novembre 2006 à la Chambre des communes, au Sénat et aux comités parlementaires, à l’exception du remplacement du nom « vérificateur de l’approvisionnement » par « ombudsman de l’approvisionnement ».

TPSGC a consulté une cinquantaine de ministères, dont les observations ont été prises en compte lors de la rédaction du projet de règlement.

Le Règlement a fait l’objet d’une publication préalable dans la Partie I de la Gazette du Canada, pour une période de 30 jours à compter du 22 décembre 2007. Le délai pour formuler des observations a été reporté au 1er février, à la demande des associations industrielles.

Un certain nombre de commentaires ont été formulés par les associations industrielles, les autres ministères gouvernementaux et l’ombudsman de l’approvisionnement désigné. Tous les auteurs des commentaires ont obtenu une réponse écrite à leurs commentaires et suggestions.

Certains changements proposés n’ont pas été apportés parce qu’aucune disposition de la LFR n’autorisait une telle modification au Règlement, ou parce que les changements proposés n’étaient pas conformes au processus d’adjudication. Par exemple, la proposition voulant que l’ombudsman de l’approvisionnement reçoive des plaintes à examiner avant l’attribution du contrat irait à l’encontre des dispositions de la LRF, qui précise que les plaintes ne peuvent être déposées qu’après l’attribution d’un contrat. De plus, la participation au processus de plainte par une partie autre que l’autorité contractante et de l’entrepreneur irait à l’encontre du processus de passation des marchés. Certains changements proposés à la réglementation ont été faciles à apporter : par exemple, on y a inséré une clause permettant à un fournisseur de présenter une objection auprès du ministère acheteur et on a prolongé le délai de présentation d’une plainte auprès de l’ombudsman de l’approvisionnement de façon à ce que le délai ne commence qu’une fois que le ministère acheteur aura répondu à l’objection. Dans quelques cas, on a reçu des suggestions contradictoires. Par exemple, certains ont proposé que les délais soient réduits, de façon à ce qu’ils soient conformes à ceux du TCCE, tandis que d’autres étaient d’avis que les délais devraient être prolongés pour tenir compte du fait que de petites entreprises sont plus susceptibles de déposer une plainte devant l’ombudsman de l’approvisionnement. Tous les changements proposés ont été examinés et ont fait l’objet d’une discussion auprès du groupe ou de l’individu ayant formulé le commentaire, de façon à obtenir la meilleure réponse possible. Par exemple, compte tenu du manque d’expérience des petites entreprises à l’égard du processus de plaintes du TCCE, on a déterminé qu’il faudrait leur allouer davantage de temps pour éviter que des plaintes ne soient rejetées inutilement.

Respect et exécution

Un rapport de l’ombudsman de l’approvisionnement doit être déposé à chaque année au Parlement.

Personne-ressource

Christine Cowan
Gestionnaire
Stratégie des accords de commerce et coordination du TCCE
Direction générale des approvisionnements
Travaux publics et Services gouvernementaux Canada
Place du Portage, Phase III, 7C2
11, rue Laurier
Gatineau (Québec)
K1A 0S5
Téléphone : 819 956-6411
Télécopieur : 819 956-1265
Courriel : Christine.Cowan@tpsgc.gc.ca

Référence a
L.C. 2006,. ch. 9, art. 307

Référence b
L.C. 1996, ch. 16