Vol. 143, n^o 14 — Le 8 juillet 2009

Enregistrement

DORS/2009-187 Le 18 juin 2009

LOI SUR L’ASSURANCE-EMPLOI

Règlement modifiant le Règlement sur l’assurance-emploi

RÉSOLUTION

En vertu de l’alinéa 54q) et du paragraphe 143(1) de la Loi sur l’assurance-emploi, la Commission de l’assurance-emploi du Canada prend le Règlement modifiant le Règlement sur l’assurance-emploi, ci-après.

Ottawa, le 3 juin 2009

La présidente de la Commission
de l’assurance-emploi du Canada,
JANICE CHARETTE

La commissaire (ouvriers et ouvrières)
de la Commission de l’assurance-emploi du Canada,
PATRICIA BLACKSTAFFE

Le commissaire (employeurs) de la Commission
de l’assurance-emploi du Canada,
ANDRÉ PICHÉ

C.P. 2009-991 Le 18 juin 2009

Sur recommandation de la ministre des Ressources humaines et du Développement des compétences et en vertu de l’alinéa 54q) et du paragraphe 143(1) de la Loi sur l’assurance-emploi (voir référence a), Son Excellence la Gouverneure générale en conseil agrée le Règlement modifiant le Règlement sur l’assurance-emploi, ci-après, pris par la Commission de l’assurance-emploi du Canada.

RÈGLEMENT MODIFIANT LE RÈGLEMENT SUR L’ASSURANCE-EMPLOI

MODIFICATION

1. L’article 55.1 du Règlement sur l’assurance-emploi (voir référence 1) est remplacé par ce qui suit :

55.1 Tout employeur participant à un programme permettant à la Commission d’établir l’exactitude de la preuve qui lui est fournie par les prestataires relativement aux conditions à remplir pour recevoir et continuer à recevoir des prestations, transmet mensuellement à celle-ci, par voie électronique, les renseignements suivants au sujet de ses employés :

a) la date de leur entrée en fonction;

b) les périodes d’emploi;

c) les sommes gagnées pendant les périodes d’emploi.

ENTRÉE EN VIGUEUR

2. Le présent règlement entre en vigueur à la date de son enregistrement.

RÉSUMÉ DE L’ÉTUDE D’IMPACT
DE LA RÉGLEMENTATION

(Ce résumé ne fait pas partie du Règlement.)

Question et objectifs

La modification de l’article 55.1 du Règlement sur l’assurance-emploi a pour but d’appuyer le plan de Service Canada qui vise à moderniser et à accroître l’efficacité des systèmes de déclaration des employeurs qui participent au programme de détection précoce de l’assurance-emploi, Avis d’embauchage (PAE). La modification du Règlement précisera également les obligations en matière de déclaration des employeurs qui participent aux programmes de détection et d’intervention précoces de l’assurance-emploi, tels le PAE et le Système automatisé de données sur la rémunération (SADR).

Description et justification

L’article 55.1 du Règlement sur l’assurance-emploi s’applique depuis décembre 2004 (DORS/2004-312) et s’adresse aux dispositions concernant la communication des renseignements personnels de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), entrée en vigueur le 1^er janvier 2004. Le Règlement précise que Service Canada a l’autorité légitime d’utiliser ses programmes de vérification pour comparer les dossiers de demande d’assurance-emploi avec l’information à jour sur les employés que lui fournissent les employeurs.

Service Canada gère les deux programmes de détection précoce — le SADR et le PAE — qui ont été conçus à la fin des années 1970. Ces programmes jouent un rôle essentiel dans la protection de l’intégrité du Programme d’assurance-emploi et ils fonctionnent grâce au soutien des groupes d’employés et d’employeurs. Les responsables du Programme d’assurance-emploi associent les données sur l’embauche (nouveaux employés et employés rappelés) qu’ils reçoivent des employeurs participants au fichier des demandes de prestations d’assurance-emploi. Ils peuvent ainsi découvrir plus facilement et rapidement les cas où une personne qui touche des prestations d’assurance-emploi tout en travaillant n’a pas déclaré ses gains ou a fait une fausse déclaration. Les groupes de travailleurs comprennent que l’intervention précoce entraîne une détection immédiate et permet de réduire les trop-payés aux prestataires, tandis que les employeurs participants sont sensibles à la réduction du fardeau administratif que représentent les demandes de renseignements sur le registre de paye, et qu’ils auraient autrement à transmettre au moment de la vérification éventuelle d’une réclamation.

La modernisation des systèmes de déclaration de l’assurance-emploi servant à la détection précoce et à la prévention mettra fin à la pratique actuelle qui oblige plus de 20 000 employeurs à envoyer leurs rapports mensuels par la poste à Service Canada. Les employeurs participants feront plutôt parvenir leurs déclarations par Internet, au moyen d’un système efficace et protégé. Le remplacement du système de déclaration sur support papier s’inscrit dans le cadre de l’Initiative d’allégement du fardeau de la paperasserie à l’échelle du gouvernement du Canada. Avec la mise en œuvre du nouveau système électronique, le ministère des Ressources humaines et du Développement des compétences (RHDCC) pourra réduire de 350 000 par année le nombre des transactions sur papier. Les employeurs ont réagi favorablement à la conversion pendant la phase de mise en œuvre par étapes. En passant d’un système sur support papier à un système électronique, le gouvernement économisera les coûts associés à des fonctions telles l’ouverture d’enveloppes et l’entrée de données.

L’article 55.1 révisé du Règlement sur l’assurance-emploi facilitera l’identification précise des renseignements sur l’employé que l’employeur participant devra fournir par voie électronique. À cet effet, dès que le Règlement entrera en vigueur, les employeurs participants devront transmettre chaque mois, par voie électronique, les renseignements suivants sur leurs employés :

a) la date de leur entrée en fonction;

b) les périodes d’emploi;

c) les sommes gagnées durant la période d’emploi.

Consultation

La proposition de modification a été prépubliée pour une période de 30 jours dans la Partie I de la Gazette du Canada, le 14 juin 2008. Elle a fait l’objet de commentaires de la part de deux organisations, l’Association canadienne de la paie (ACP) et d’une compagnie qui offre un grand éventail de services d’experts conseils en lien avec la paie, l’administration d’employés et les opérations touchant les ressources humaines et la paie.

ACP a exprimé certaines préoccupations concernant :

• L’implication pour les employeurs de la mise en œuvre du nouveau système électronique;
• La réduction possible de la participation à un programme volontaire;
• Le mécanisme de consultation.

En ce qui a trait au premier point, seul l’accès à Internet est nécessaire afin de participer aux deux programmes de détection précoce. De plus, afin de faciliter la transition d’un système de déclaration sur support papier vers un système de déclaration électronique, les employeurs ont reçu par la poste, en octobre 2008, un avis leur indiquant que la mise en service du nouveau système électronique débutera le 1^er novembre 2008. Entre-temps, un centre d’appels a été établi afin de fournir l’aide nécessaire.

En ce qui concerne le second point, afin d’éviter une diminution de la participation volontaire, Service Canada consacre encore ses ressources et ses efforts sur l’aide aux participants pour la conversion au système de déclaration électronique et sur le recrutement de nouveaux employeurs pour ces programmes d’intervention et de détection précoces.

À propos du dernier point, Service Canada a mené une importante consultation auprès des employeurs qui ont participé à ces programmes. Un grand nombre d’entre eux sont membres de l’ACP. La majorité de ces derniers se sont montrés enthousiastes à l’idée de passer d’un système de déclaration sur support papier à un système de déclaration électronique. Service Canada fera la promotion des deux programmes de détection précoce lors de la prochaine conférence annuelle et foire commerciale de l’ACP, en juin 2009.

La compagnie de services d’experts conseils a fait plusieurs propositions à l’égard de cette modification, notamment :

• La nécessité d’insister davantage sur la participation volontaire aux programmes;
• L’ajout du numéro d’assurance sociale à la liste des renseignements exigés;

• Le maintien des « motifs du départ » afin d’éliminer la nécessité, de la part des employeurs participants, d’établir un relevé d’emploi dans le cas d’une interruption de revenus.

En ce qui a trait au premier point, RHDCC est encore conscient de la nécessité de préciser dans le règlement la nature volontaire de la participation aux programmes de détection et d’intervention précoces. Le libellé de l’article 55.1 a été modifié afin de faire ressortir l’aspect volontaire de la participation. De plus, les documents d’information envoyés aux employeurs mettent l’accent sur la nature volontaire de la participation.

En ce qui concerne la proposition d’ajouter le numéro d’assurance sociale à la liste des renseignements exigés, cela n’est pas nécessaire, car la Commission a déjà le pouvoir de le demander. Bien qu’il ne soit pas spécifié dans ce règlement, les identificateurs d’individus sont couverts sous d’autres dispositions existantes.

Enfin, en ce qui concerne la proposition d’utiliser les données de détection précoce pour établir le relevé d’emploi, il importe de préciser que le nouveau libellé ne fait plus état du « motif du départ », étant donné que ce renseignement n’est pas exigé aux fins des programmes de détection précoce. De plus, le fait de ne plus obliger les employeurs participants à établir un relevé d’emploi n’est pas une solution viable à court terme. En effet, les renseignements recueillis au moyen du PAE et du SADR sont insuffisants aux fins d’une demande d’assurance-emploi. De plus, la conception de nos systèmes électroniques ne permet pas de réunir les renseignements recueillis au moyen du relevé d’emploi, du PAE et du SADR. Toutefois, de nouvelles consultations ont débuté avec l’ACP afin de mieux utiliser les renseignements recueillis à l’aide de divers programmes et de les rendre ainsi plus efficaces.

Mise en œuvre, application et normes de service

Service Canada a mis en œuvre une stratégie de transition complète dans le but d’assurer que les employeurs qui participent aux programmes de détection et d’intervention précoces de l’assurance-emploi puissent facilement faire la transition au nouveau système de déclaration électronique. La stratégie comprend, entres autres, une communication proactive auprès des participants au programme, une période de transition ainsi que la mise sur pied d’un centre d’appel pour aider les employeurs pendant le processus de transformation. Les coûts liés à l’élaboration des systèmes et les communications aux employeurs sont supportés à l’intérieur des ressources actuelles du Ministère.

Personne-ressource

Michael Duffy
Directeur
Conception des politiques législatives et réglementaires
Direction de la politique de l’assurance-emploi
Direction générale des compétences et de l’emploi
Ressources humaines et Développement des compétences Canada
140, promenade du Portage, 5^e étage
Gatineau (Québec)
K1A 0J9
Téléphone : 819-997-5034
Télécopieur : 819-934-6631

Référence a
L.C. 1996, ch. 23

Référence 1
DORS/96-332

AVIS :
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